Kadar imamo zelo veliko papirjev in ji dajemo samo na kup, se začne vse nabirati na enem delu prostora in ne vemo več kje je kaj. Papirji se med sabo mešajo, ne vemo kje je nek specifičen papir, vse je zmedeno.
Zato je zelo dobro, da imamo doma več map v katere lahko lepo zložimo te papirje. Mape so lahko poimenovane, tako da bomo točno vedeli kje je kakšen papir in kam kakšen papir spada. Če si lepo organiziramo papirje po kategorijah je za nas vse takoj lažje. Res je, da si moramo vzeti čas in lepo vzeti cel kup papirjev, vsakega posebej pogledati in razvrstiti po kategorijah. Potem moramo ugotoviti koliko map dejansko potrebujemo in kako se bodo imenovale, da bo nam najlažje razumeti. Če map ne imenujemo pravilno je lahko to še vedno za nas zelo težko, saj potem še vedno ne vemo v kateri mapi je nek določen papir in smo spet na istem, ko lahko iščemo po cele dneve nek določen pomemben papir.
Mape pridejo prav povsod. V službi, v šoli, doma. Mladi si lepo ločujejo mape po predmetih. Za vsak predmet imajo narejeno posebno mapo, ki pa se potem še deli na vaje, domače naloge, ocene in podobno. Če so pridni že od začetka leta, potem imajo vse lepo pospravljeno na svojem mesti in vsi papirji so lepo v svoji mapi.
V službi imamo razne pogodbe in druge papirje, ki jih je nujno potrebno hranit več let. Večina podjetij imajo narejeno prav sobo, ki je kot nek arhiv. V tej sobi so same mape iz različnih let, različno imenovane. Vsako leto naredijo tudi inventuro in popišejo v neko razpredelnico vse te mape, da jih imajo lepo nekje popisane v primeru, če kdaj nekaj iščejo, bodo takoj vedli kje se nekaj nahaja. Če gre za veliko podjetje, potem gre tudi za zelo velik arhiv, ki ga je nujno potrebno vsake toliko časa preveriti, če je vse tam kjer mora biti.